Att sköta ett hotell handlar om mycket mer än att bara ta hand om sina gäster. Det handlar även om att ta hand om sin personal och om att ta hand om dina byggnader och grönytor. Både dessa ansvar är ansvar som med fördel kan schemaläggas till lågsäsongen när hotellet har lägre beläggning. Ditt mål skall vara att planerar varje år så att du kan fokusera 100% på gästerna under högsäsongen. Ju bättre upplevelse du ger dina gäster under högsäsongen desto bättre rykte kommer ditt hotell att få och desto mer pengar kommer du att tjäna. Nyckeln till att kunna fokusera helt på sina gäster under högsäsongen är att utnyttja lågsäsongen på ett effektivt sätt.
Ditt hotell tjänar mindre pengar under lågsäsongen och ett vanligt misstag är att försöka minimera kostnaderna under denna tid. Detta är helt fel. I många fall skal lågsäsongen vara den tid då du spenderar mest pengar. Detta för att du skall kunna tjäna så mycket pengar som möjligt under högsäsongen. Här nedan kommer vi titta mer på saker som du alltid skall ta hand om under lågsäsongen.
Renovera allmänna ytor
Om det finns några allmänna ytor i ditt hotell som inte håller den standard du vill ha eller som behöver fräschas upp för att inte riskera att kännas åldrade under nästa högsäsong så skall detta göras under lågsäsongen. Om du gör det under lågsäsongen så är det mycket förre gäster som kommer störas av arbetet. Att det finns färre gäster på hotellet kan också göra det lättare att genomföra arbetet eftersom det kan vara möjligt att helt stänga sektioner av hotellet för renovation.
Kom ihåg att du aldrig skall vänta tills det syns att något behöver renoveras innan du renovera. Du bör måla om och genomföra andra uppfräschningar regelbundet så hotellet alltid ser ut att vara i perfekt kondition. Detta ger gästerna en bättre upplevelse och är billigare i längden eftersom det är lättare att fräscha upp en lokal i bra kondition än det är att fräscha upp en förfallen lokal.
Fräscha upp rummen
Det är inte bara allmänna ytor som behöver fräschas upp regelbundet utan detta gäller även för rummen. Rummen skall normalt fräschas upp åtminstone en gång per år. Om man gör det regelbundet så är det normalt inte särskilt mycket som krävs vid varje tillfälle.
Det är mycket viktigt att man gör detta innan högsäsongen börjar. Om man fräschar upp allmänna ytor under högsäsongen så riskerar man att irritera sina gäster vilket är en sak. Men om man fräschar upp rummen under högsäsong så kommer man nästan garanterat att förlora pengar på det eftersom rummen inte kan hyras ut medan man arbetar på dem.
Under lågsäsongen har man normalt låg beläggning och man kan renovera rum utan att det påverkar ens inkomster. Man har fortfarande tillräckligt med lediga rum för att inhysa alla gäster. Om man däremot gör det under högsäsong så måste man hålla rum som annars kunde hyras ut stängda. Renovera alltid rummen under lågsäsong.
Nyanställ personal
Lågsäsongen är också den bästa tiden att anställa ny personal. Detta kanske låter konstigt eftersom man under denna tiden behöver minst personal. Men detta är anledningen till att man skall nyanställa under lågsäsongen. Idealt ca 2 månader innan högsäsongen inleds. Detta tillåter dina nyanställda att lära sig rutinerna på ditt hotell och vad du förväntar dig innan högsäsongen börjar. Det är lättare för de nyanställda att lära sig när allt är lite lugnare och gör de fel så har de inte lika stor påverkan som under högsäsongen. När högsäsongen kommer efter ett par månader så är de redo för den högre takten och för att ge dina gäster en så bra service som möjligt.
Utbilda personalen
Lågsäsongen är också en bra tid att vidareutbilda personalen om du vill att de skal lära sig nya saker. De har under lågsäsongen mindre att göra och det lättare att schemalägga kurser så att din personal kan delta utan att det påverkar hotellets gäster och utan att du behöver ta in extra personal.
Expandera
Vill du expandera ditt hotell. I så fall är bästa tiden att göra detta under lågsäsongen. Byggnationer kan ofta vara mycket störande och ingen hotellgäst tycker om att bo nära en konstruktion. Det är därför bäst att börja en expansion strax efter högsäsongens slut. Det är extra sant om du skall bygga en helt ny byggnad och inte bara renovera en gammal. Om du vill bygga en ny byggnad skall du helst försöka ha den klar utvärtes innan nästa högsäsong börjar. Om en byggnad är klar utvärtes så kan arbetet inomhus normalt fortsätta under högsäsongen utan att vara störande för gästerna förutsatt att man ser till att sköta leveranser på ett bra sätt.